1. VISPĀRĪGIE NOTEIKUMI

Šie noteikumi ir izdoti saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes regulas (ES) 2016/679, turpmāk tekstā – Regula, prasībām. Iekšējie datu apstrādes aizsardzības noteikumi nosaka personas datu apstrādes drošību SIA “Pļaviņu DM” informācijas sistēmās un ir saistoši visiem SIA “Pļaviņu DM” darbiniekiem.

Personas datu apstrāde notiek atbilstoši Regulas un citu spēkā esošo normatīvo aktu prasībām un šādiem vispārējiem mērķiem:

• Pakalpojumu nodrošināšanai, tai skaitā, lai slēgtu līgumus ar klientiem, pildot līgumos un likumos paredzētās saistības, veiktu klientu un klientu norēķinu grāmatvedības uzskaiti;
• Klientu attiecību pārvaldībai, analīzei un pakalpojumu attīstīšanai;
• Saziņai ar klientiem.

2. PERSONAS DATI UN PERSONAS DATU APSTRĀDE

Veicot personas datu apstrādi SIA “Pļaviņu DM” darbiniekiem ir jāievēro Regulas, citu normatīvo aktu prasības, kā arī šo noteikumu un SIA “Pļaviņu DM” apstiprinātos iekšējos normatīvos aktus, kas glabājas SIA “Pļaviņu DM” telpās.

Šajos noteikumos tiek lietotas sekojošas definīcijas:

• Datu subjekts ir fiziskā persona, kuru var tieši vai netieši identificēt;
• Personas dati ir jebkāda informācija, kas attiecas uz identificētu vai identificējamu fizisko Personu;
• Personas datu apstrāde ir jebkuras ar personas datiem veiktas darbības, ieskaitot datu vākšanu, reģistrēšanu, ievadīšanu, glabāšanu, sakārtošanu, pārvietošanu, izmantošanu, nodošanu, pārraidīšanu un izpaušanu, bloķēšanu vai dzēšanu u.c. darbības ar personas datiem;
• Personas datu saņēmēji ir SIA “Pļaviņu DM” darbinieki un valde, subjekts par sevi, kā arī jebkuras citas fiziskas vai juridiskas personas, kurām fiziski tiks nodoti personas dati;
• Trešā Persona – jebkura fiziskā vai juridiskā persona, izņemot datu subjektu, pārzini, personas datu apstrādātāju un personas, kuras tieši pilnvarojis pārzinis – SIA “Pļaviņu DM”;
• Personas datu apstrādes sistēma – jebkādā formā fiksēta strukturizēta personas datu kopa, kas ir pieejama, ievērojot attiecīgus personu identificējošos kritērijus;
• Pārzinis – SIA “Pļaviņu DM”;
• Personas datu apstrādātājs – SIA “Pļaviņu DM”, Reģ. Nr. 40003277279, Rīgas iela 16, Pļaviņas, Pļaviņu novads, LV-5120.
• Sensitīvie personas dati (īpašas kategorijas dati) – personas dati, kas sniedz informāciju par personas veselību. Dati apstrādājami, ja datu subjekts ir devis nepārprotamu piekrišanu šo datu apstrādei.

SIA “Pļaviņu DM” veic personas datu apstrādi, pamatojoties uz Regulas un citu normatīvo aktu prasībām. Sensitīvo personas datu (īpašas kategorijas datu) apstrāde ir aizliegta, izņemot Regulas 9.pantā norādītos gadījumus.

SIA “Pļaviņu DM” izmanto personas datu apstrādē sekojošus personas datu veidus:

• personas vārds, uzvārds;
• personas kods;
• dzimums;
• kontaktinformācija (pasta adrese, e-pasta adrese, tālruņa numurs);
• klienta vai tml. attiecību sākuma un beigu datums;
• klientu pirkto pakalpojumu vēsture un savstarpējo norēķinu informācija;
• klientu pieteikto sūdzību informācija un vēsture;
• klientam nosūtītie piedāvājumi, to lietojums;
• klienta intereses un cita klientu sniegtā informācija, piemēram, vēlamo sadarbību u.c.;
• klientu ierīču (piemēram, datoru un mobilo ierīču) sūtītie tehniskie dati, kā arī ar sīkdatnēm un citām līdzīgām tehnoloģijām saistīta informācija;
• e-pasta un tērzēšanas sarakste;
• klientu atsauksmes un sūdzības un ar minēto saistītā sarakste.

Telefona numurs, adrese vai cita informācija bez sasaistes ar identificētu vai identificējamu personu nav personas dati.

3. ATBILDĪGĀS PERSONAS PAR PERSONAS DATU APSTRĀDI

Par informācijas resursiem, tehniskajiem resursiem un personas datu aizsardzību atbildīgās personas un to pienākumi.

Par informācijas resursiem ir atbildīgs atbildīgais speciālists un Valde.

Informācijas resursu turētājs:

• nodrošina loģiskās aizsardzības pasākumus;
• nodrošina informācijas resursu darbības atjaunošanu, ja noticis tehnisko resursu bojājums vai arī informācijas resursu darbība ir tikusi traucēta citu iemeslu dēļ.

Par tehniskajiem resursiem ir atbildīgs tehnisko resursu turētājs – atbildīgais speciālists un Valde.

Atbildīgais speciālists:

• nodrošina fiziskās aizsardzības pasākumus;
• nodrošina tehnisko resursu darbspēju;
• organizē tehnisko resursu atjaunošanu vai nomaiņu, ja tie bojāti.

Par personas datu aizsardzību uzņēmumā atbild SIA “Pļaviņu DM” valdes priekšsēdētāja pilnvarots atbildīgais darbinieks.

Atbildīgais par personu datu aizsardzību organizē un kontrolē personas datu apstrādes atbilstību likuma prasībām.

Par personāla dokumentācijas un ar to saistīto personas datu apstrādes atbilstību normatīvo aktu prasībām atbild Lietvedis.

Lietvedis:

• nodrošina un kontrolē personāla dokumentācijas un tajā iekļauto personas datu apstrādes atbilstību likuma prasībām;
• nodrošina ar personāla vadību saistīto procesu atbilstību likuma prasībām, tai skaitā attiecībā uz minētajos procesos veikto personas datu apstrādi;
• organizē SIA „Pļaviņu DM” darbinieku piekrišanas apliecinājuma sagatavošanu saskaņā ar šo noteikumu pielikumu Nr.2.

4. PERSONAS DATU APSTRĀDES KĀRTĪBA

Pārzinis veic personas datu apstrādi gan manuāli (papīra formā, iekļaujot tos līgumos, vēstulēs un aktos u.c. dokumentos), gan elektroniski, apstrādājot personas datus SIA “Pļaviņu DM” elektroniskajā klientu reģistrācijas programmā un elektroniskajās grāmatvedības uzskaites programmās.

Personas datu vākšana no klientiem veic SIA “Pļaviņu DM” Lietvedis, turpmāk tekstā Lietvedis, ievērojot šo noteikumu, Regulas un citu personas datu apstrādi regulējošo normatīvo aktu prasības.

Personas datus Lietvedis vāc no darbiniekiem, sadarbības partneriem savstarpējās pārrunās, no elektroniskās sarakstes, kā arī šo noteikumu pielikumā Nr.1 piekrišanas apliecinājumu.

Gatavojot līgumu projektus Lietvedim ir tiesības un pienākums pieprasīt, lai tiek uzrādīti personu apliecinoši dokumenti (pases, personas identifikācijas kartes u.c.) oriģināli. Nav atļauts izgatavot un glabāt minēto dokumentu kopijas.

Lietvedim pirms personas datu saņemšanas ir jāinformē persona par paredzēto personas datu apstrādes mērķi un pamatojumu, kā arī jāpārliecinās, ka ir saņemta personas, sadarbības partnera nepārprotama piekrišana datu apstrādei.

Pēc personas, sadarbības partnera pieprasījuma Lietvedim ir pienākums sniegt arī šādu informāciju:

• iespējamie personas datu saņēmēji;
• personas, sadarbības partnera tiesībām piekļūt saviem personas datiem un izdarīt tajos labojumus.

Lietvedis veic informācijas nesēju, kuros ir personas dati (līgumi, rēķini, pavadzīmes, anketas, pilnvaras, rīkojumi un citi dokumenti) reģistrāciju, sakārtošanu, pārveidošanu, nodošanu, kopēšanu un cita veida apstrādi. Valde ir tiesīga tikai veikt šo datu apskati bez tiesībām veikt jebkādus grozījumus vai izmaiņas tajos.

Lietvedis un Valde ir atbildīgi par personas datu pareizību un to savlaicīgu atjaunošanu, labošanu vai dzēšanu, ja personas dati ir nepilnīgi vai neprecīzi, kā arī nodrošina personas datu uzglabāšanu, sniegšanu, izpaušanu un nodošanu saskaņā ar Regulā, citos normatīvajos aktos un šajos noteikumos minētajām prasībām.

Lietvedis un Valde, nododot personas datus, nodrošina informācijas saglabāšanu par:

• personas datu nodošanas laiku;
• personu, kas nodevusi personas datus;
• personu, kas saņēmusi personas datus;
• personas datiem, kas tikuši nodoti.

Minētā informācija tiek saglabāta rakstveidā un uzglabāta lietā arhīvā saskaņā ar SIA „Pļaviņu DM” saskaņoto lietu nomenklatūru.

Lietvedim ir pienākums ziņot SIA “Pļaviņu DM” valdei un atbildīgajam darbiniekam par izmantojamās datu apstrādes sistēmas nepilnībām, drošības incidentiem, iespējamiem darbības traucējumiem, kā arī ziņot SIA “Pļaviņu DM” valdei par iespējamo pārkāpumu personas datu apstrādē.

Personas datu apstrāde šajos noteikumos neparedzētam mērķim ir pieļaujama tikai saņemot darbinieka, sadarbības partnera rakstveida piekrišanu.

Nododot personas datus trešajām personām ir nepieciešams kāds no Regulā minētajiem tiesiskajiem pamatiem. Personas datu publiskošana, izpaušana trešajām personām, piemēram, iekļaušana publiskajās interneta datu bāzēs, publicēšana, nav pieļaujama, ja nav saņemta klienta piekrišana. Personas datu izpaušana trešajām personām var būt arī e-pasta nosūtīšana vairākiem vienā elektroniskā pasta sūtījumā paredzētiem adresātiem, ja katrs adresāts redz arī pārējo šī paša sūtījuma adresātu elektroniskā pasta adreses.

Lietvedim nav atļauts bez saskaņojuma ar SIA “Pļaviņu DM” valdes priekšsēdētāju veikt personas datu iznīcināšanu.

Faksu, skaneru un distances saziņas līdzekļu, kurus izmantojot iespējams individuāls kontakts ar klientu, ir atļauts izmantot saziņai ar klientiem komerciālos nolūkos tikai tādā gadījumā, ja ir saņemta klienta nepārprotama piekrišana. Izmantojot tālruni, Lietveža vai citas personas, kas vēršas pie klienta komerciālos nolūkos, pienākums ir sarunas sākumā informēt klientu par savu identitāti un zvana komerciālo raksturu (attiecībā uz komerciālo paziņojumu tiesisko statusu un saturu, izsūtot pa e-pastu vai citādi ir jāievēro Informācijas sabiedrības pakalpojumu likuma, kā arī citu augstākminēto regulējošo normatīvo aktu prasības).

5. PERSONAS DATU TEHNISKĀ AIZSARDZĪBA

Ārkārtas gadījumos (piemēram, ugunsgrēkā, aplaupīšanā, eksplozijā u.c.), lai veiktu personas datu aizsardzību, ir jārīkojas saskaņā ar ārējo un iekšējo normatīvo aktu prasībām.

Atbildīgais darbinieks par personas datu aizsardzību seko, organizē un kontrolē viņa atbildībā esošās personas datu apstrādes atbilstību normatīvo aktu prasībām, kā arī nekavējoties ziņo par iespējamajiem informācijas resursu un tehnisko resursu apdraudējumiem SIA „Pļaviņu DM” valdes priekšsēdētājam.

Apstrādājot personas datus elektroniski, SIA “Pļaviņu DM” Lietvedim, grāmatvežiem un Valdei ir jāievēro SIA “Pļaviņu DM” iekšējie datu aizsardzības noteikumi, tai skaitā arī jāizmanto paroles uz datoriem.

Dokumentu glabāšana tiek nodrošināta slēdzamos skapjos, saskaņā ar ārējiem normatīvajiem aktiem.

6. PERSONAS DATU LIETOTĀJU TIESĪBAS, PIENĀKUMI, IEROBEŽOJUMI UN ATBILDĪBA

Pārziņa personas datu lietotāji:

Nr.	Amats	Tiesības veikt personas datu vākšanu no klientiem, personas datu ievadīšanu, reģistrēšanu un pārveidošanu
1	Valde	Ir
2	Lietvedis	Ir
3	Grāmatvedība	Ir
4	Atbildīgais speciālists	Ir

SIA “Pļaviņu DM” darbiniekiem, Valdei ir pienākums:

• veikt personas datu apstrādi godprātīgi un likumīgi, ievērojot šajos noteikumos un normatīvajos aktos paredzēto kārtību un prasības;
• veikt datu apstrādi tikai atbilstoši šajos noteikumos paredzētajam mērķim savu pilnvaru ietvaros un tam nepieciešamajā apjomā;
• nelikumīgi neizpaust personas datus, tai skaitā arī pēc darba tiesisko vai līgumisko attiecību izbeigšanās.

SIA “Pļaviņu DM” darbinieki ir atbildīgi par visiem zaudējumiem, kas tam kā pārzinim būs radušies sakarā ar minēto personu darbību vai bezdarbību, kas ir pretrunā ar šajos noteikumos paredzētajām prasībām.

7. PERSONAS DATU SNIEGŠANA, IZPAUŠANA UN NODOŠANA

Personas datu izpaušana ir pieļaujama Regulā un citos normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos valsts un pašvaldību amatpersonām. Pirms personas datu izpaušanas minētās amatpersonas ir jāidentificē. Personas datus var izpaust, pamatojoties uz rakstveida iesniegumu vai vienošanos, norādot datu izmantošanas mērķi, ja likumā nav noteikts citādi. Personas datu pieprasījumā ir jābūt norādītai informācijai, kas ļauj identificēt datu pieprasītāju, kā arī pieprasāmo personas datu apjomu.

Datu subjektam ir tiesības iegūt visu informāciju, kas par viņu savākta jebkurā personas datu apstrādes sistēmā. Datu subjektiem ir tiesības iegūt informāciju par tām fiziskajām vai juridiskajām personām, kuras noteiktā laika posmā ir saņēmušas informāciju par viņu. Datu subjektiem sniedzamajā informācijā ir aizliegts iekļaut valsts institūcijas, kuras ir kriminālprocesa virzītāji, operatīvās darbības subjekti, VID vai citas institūcijas, par kurām likums aizliedz šādas ziņas izpaust.

Datu subjektiem ir tiesības pieprasīt arī šādu informāciju:

• pārziņa nosaukums, adrese;
• personas datu apstrādes mērķis, apjoms, veids;
• datums, kad personas datos pēdējo reizi ir izdarīti labojumi, dati dzēsti vai bloķēti;
• personas datu ieguves avots;
• automatizētajā apstrādes sistēmā izmantotās apstrādes metodes, par kuru piemērošanu tiek pieņemti individuāli automatizēti lēmumi.

Minētā informācija ir sniedzama bez maksas rakstveidā mēneša laikā no klienta, datu subjekta attiecīga rakstveida pieprasījuma saņemšanas dienas, bet ne biežāk kā 2 (divas) reizes gadā.

Datu subjektam ir tiesības pieprasīt, lai viņa personas datus papildina vai izlabo, kā arī pārtrauc to apstrādi vai iznīcina tos, ja personas dati ir nepilnīgi, novecojuši, pretlikumīgi apstrādāti vai arī tie vairs nav nepieciešami vākšanas mērķim. Datu subjektam minētā prasība ir jāpamato. Ja šāda datu subjekta prasība izrādās pamatota, tad Lietvedim ir pienākums nekavējoties novērst šo nepilnību vai pārkāpumu un par to paziņot trešajām personām, kas iepriekš ir saņēmušas apstrādātos datus.

SIA „Pļaviņu DM” atbildīgajiem darbiniekiem pieprasījums ir jāizskata un jāsniedz datu subjektam rakstveida pamatota atbilde par pieprasījuma izskatīšanu viena mēneša laikā no attiecīgā pieprasījuma iesniegšanas dienas.

Spēkā stājas no 2018.gada 25.maija

Valdes priekšsēdētājs:        V.Morevs

Fiziskas personas piekrišanas apliecinājums

Ar šo apliecinu savu piekrišanu tam, ka SIA „Pļaviņu DM”, reģistrācijas numurs 40003277279, juridiskā adrese: Rīgas iela 16, Pļaviņas, Pļaviņu novads, LV-5120, normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā veic manu personas datu apstrādi: ievāc, izmanto, glabā un dzēš manus datus. Datu izmantošanas mērķis ir, lai sazinātos ar mani izmantojot augstāk norādīto kontaktinformāciju, jautājumos saistībā ar SIA „Pļaviņu DM” pakalpojumiem, tajā skaitā pakalpojumu apmaksas jautājumos un nepieciešamības gadījumā nodod manus datus apstrādes nolūku ietvaros citām iestādēm, nodrošinot, ka datu apstrādē tiek ievērotas Eiropas Savienības un nacionālo normatīvo aktu prasības.

SIA „Pļaviņu DM”’, kontaktinformācija:
e-mail: pdm@plavinudm.lv, tālr. 65134708.

Savus personas datus esmu nodevis šī uzņēmuma rīcībā pati/-s. Esmu informēta/-s, ka jebkurā laikā esmu tiesīga/-s prasīt savu datu atjaunošanu, informāciju par manu datu lietošanu, kā arī atsaukt šeit sniegto piekrišanu un prasīt savu datu dzēšanu.

Pļaviņās, datums            fiziskās personas vārds, uzvārds, paraksts

Darbinieka piekrišanas apliecinājums

Ar šo apliecinu, ka piekrītu un necelšu nekādus iebildumus attiecībā uz to, ka SIA „Pļaviņu DM”, reģistrācijas numurs 40003277279, kā mans darba devējs (“Darba devējs”) mana darba līguma spēkā esamības laikā nodod manus personas datus Darba devēju apkalpojošajiem uzņēmumiem, ja tas ir nepieciešams manu darba pienākumu izpildes organizēšanai vai pašai izpildei. Esmu informēts, ka mani personas dati var tikt nodoti citiem uzņēmumiem.

Ar šo apliecinu arī, ka piekrītu manu personas datu nodošanai apstrādei šeit minētiem nolūkiem datu operatoriem ārpus Eiropas Savienības, ar kuriem sadarbojas Darba devējs un/vai kuru pakalpojumus izmanto Darba devējs, Darba devējam nodrošinot, ka šādi datu operatori ievēro līdzvērtīgi drošus personu datu apstrādes noteikumus kā to prasa Eiropas Savienība.

Tāpat apliecinu savu piekrišanu tam, ka Darba devējs drīkst pēc saviem ieskatiem izmantot Darba devēja mārketinga un sabiedrisko attiecību pasākumos, paziņojumos, publikācijās, prezentācijās un citos materiālos, kas tiks izstādīti vai rādīti plašai publikai, tajā skaitā notikumu vai ziņu atspoguļojumos dažādos sociālos medijos (facebook, linkedin umtl.) korporatīviem nolūkiem izveidotos profilos, manu darba attiecību laikā Darba devēja radītās manas fotogrāfijas un video ierakstus ar manu dalību.

Savus personas datus esmu nodevis Darba devēja rīcībā pati/-s. Esmu informēta/-s, ka šeit sniegto piekrišanu esmu tiesīga/-s atsaukt jebkurā laikā.

Pļaviņās, datums              darbinieka vārds, uzvārds, paraksts